与副总监及首席采购官就安全校园及灵活用工计划进行问答

加州大学圣地亚哥分校正在制定计划，在今年秋天安全逐步恢复校园的全面运营。为了确保我们校园社区中每个人的持续安全和福祉，决策将继续以科学、数据和模型为指导，这些科学、数据和模型使“回归学习”计划取得了成功。

这种分阶段的回归也为我们重新设想未来的工作方式提供了机会。本着不断改进的精神，校长们正在仔细考虑如何在过去一年的经验教训基础上，以及从教职员工和学生那里得到宝贵的意见，最好地支持大学的使命。特别是，大学的每个领域都将寻找提供服务的新方法，同时探索创造更灵活和公平环境的机会。

在本期问答中，我们与副财务总监兼首席采购官特德·约翰逊(Ted Johnson)探讨了如何管理混合员工队伍，他的团队如何支持一个安全的校园环境，以及如何优先为所有员工提供沟通和社区服务。

问:你的团队是如何度过大流行初期的?

一个。我的第一个想法是感谢大流行期间在校园工作的人，这占了我工作的三分之一。设施、后勤和邮件团队需要在校园里工作，度过这段充满不确定性的时期。幸运的是，我们能够提供一个安全的工作环境，但最初，人们担心安全问题，特别是因为这都是全新的，一开始CDC的指导很少。

鉴于校园里的教职员工、学生和工作人员较少，这些工作也是最脆弱的。我们一定要寻找其他工作机会，例如，校园测试项目的运营方面由我的团队管理，这有助于保留工作机会。这是一个很好的例子，体现了加州大学圣地亚哥分校的每个人都表现出的灵活性，以及我们对彼此的关心。

我面临的一个挑战是，当员工觉得自己被要求承担更大的风险时，要确保他们能认出他们。对我来说，作为一名领导，在校园里露面，与人们联系，分享安全措施的信息，并表达感激之情，这很重要。

问:你的团队既有在校内工作的员工，也有远程工作的员工——你在管理混合员工方面有什么经验?

一个。这是我的大部分员工第一次远程工作(三分之二)，而另一部分人在校园工作。

我们对整个团队的首要任务始终是表达感激之情，优先考虑安全并分享信息。在不确定的情况下，实时提供尽可能多的指导是有意义的。人们也需要不同格式的信息——不一定都是电子邮件和Zoom电话。我们很快意识到，向在校园工作的团队提供信息的最佳方式是定期举行面对面的团队会议，以口头分享最新情况，并为团队提供提问和表达关注的机会。我们迅速动员起来，这有一个学习曲线，但在学习如何以一种与团队成员产生共鸣的方式与我们的员工沟通方面非常成功。因此，我们的团队真的觉得我们在照顾他们。

对于整个团队来说，我们每周都召开一次会议，分享信息并保持个人联系。我觉得我们以前很亲密，但我们努力让人们保持谈话。今年对许多人来说是艰难的一年，疫情过后，我们确保通过每周一次的公开论坛来支持我们的团队，例如，专门讨论系统性种族主义、公平、多样性和包容性。

每日团队会议已全面实施，我们仍在举办公开论坛。对于我们的团队来说，这一切都是关于实时信息共享和连接。

问:在整个疫情期间，我们听到了供应链问题——这对大学有影响吗?

一个。最初，未知因素产生了影响。例如，随着人们了解到更多关于病毒的信息，公共卫生指南定期变化，我们确实发现很难订购适当的用品。

这种情况很快发生了变化，我们的团队能够与加州大学圣地亚哥分校卫生部门合作，积极主动地购买个人防护装备和检测用品。我们的校园真的很独特，也很幸运，因为我们能够受益于一个现场仓库，所有的物资都被运送到一个中心位置，储存和支付。这使得有可能提前为校园和卫生行动订购大量用品。我们是少数几个有这种能力的校园之一。此外，由于我们组织的一体化性质，战略采购和物流每周协作监控和协调个人防护装备库存。

问:你能想到在大流行期间得到的任何具体教训吗?

一个。我的工作人员积极参与财务信息系统的推广工作。通过Zoom进行虚拟会面的能力使我们能够更加无缝地与校园里的人联系。我们发现，利用这个渠道对员工进行新系统的培训，并与校园内的客户建立联系，是非常有效和有益的。

我们的团队始终优先考虑沟通和实时信息共享，但在大流行期间，这一点至关重要。在整个校园范围内，一个很好的例子是定期举办“回归学习”市政厅，以更新整个校园社区，该社区将继续发展，以便在大流行后共享信息并连接社区。在我的组织内部，我们尝试了不同的沟通模式，包括举办物流市政厅、每周办公时间、发布每周摘要、举办热门话题系列以及建立IPPS咨询委员会。

问:每个风投领域都在管理学生的阶段性回归——你的团队是如何与VC Ouillet合作的?

一个。作为指定的VC项目负责人，我有双重目的，包括与HR合作，确保VC Ouillet的组织计划符合他的方法和校园指导方针。今年2月，我的团队成立了一个关于重返校园的内部员工委员会，以便直接听取员工的各种意见。该委员会在外部研究的支持下，花了几周时间制定了一项提案，并提交给了部门领导。我们试图采取一种开放的态度，认识到工作的性质和我们想为员工提供的东西正在发生变化，变得更加灵活，我们也希望确保我们继续培养我们的协作文化。

问:你对重返校园的员工有什么忠告吗?

一个。我们围绕沟通和社区构建组织文化的方法有三个主要原则。首先，领导者必须明白他们的角色是向团队传递信息。其次，必须为人们创造联系的机会，这种联系不一定是关于商业的。第三，同理心在所有方面都很重要，从领导力、彼此之间到我们的客户。我认为学校在疫情期间很好地实践了这一点，我希望我的团队将继续受益于这种方法。

此外，对于那些担心重返校园的人，我要强调的是，在疫情期间，人们一直来校园工作和学习，而且是安全的。这种犹豫是可以理解的，但我们的校园在以一种安全的方式做这件事上有历史和经验，我希望重返校园的人们对这一成功感到欣慰。