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关于安全校园和灵活的劳动力的计划,与助理控制员和首席采购官员

泰德约翰逊

UC San Diego正在为今年秋季提供安全和逐步回报全校园业务的计划。为确保我们校园社区中的每个人的持续安全和福祉,决策将继续被科学,数据和建模指导,以便恢复学习计划取得成功。

这种分期返还还提供了一个机会重新构想我们如何工作向前发展。在不断进取的精神,副校长是深思熟虑考虑如何最好地支持大学的使命,在我们了解了什么,在过去一年,并与工作人员,教师和学生的宝贵意见建设。尤其是,大学的每个区域都会寻找新的方法来提供服务,同时寻求机会,创造一个更加灵活和公平的环境。

在这个Q&A,一个持续的系列的一部分,我们采访的副控制器和首席采购官特德·约翰逊有关管理混合的员工,他的团队如何支持一个安全的校园环境和优先通讯和社区的所有工作人员。

问:你的团队是如何导航大流行早期的?

一种。我首先想到的是向谁整个大流行期间,也就是三分之一我的投资组合在校园工作的人的感激之情。所需要的设施,物流和邮件团队进行校园招聘和工作经历巨大的不确定性的时期。幸运的是,我们已经能够提供一个安全的工作环境,但最初,人们关心的安全性,尤其是因为这一切都是全新的,并有在一开始就非常小CDC的指导。

由于人少的教师,学生和教职员工在校园里,这些工作也是最脆弱的。我们一定做寻找其他工作机会,例如,在校内测试方案的业务方面是由我的团队管理,这样有助于保护就业。这是每个人的灵活性在加州大学圣地亚哥分校的一个很好的例子已经表明,以及照顾我们已经证明彼此。

对我来说,一个挑战是为了确保在觉得他们被要求采取更大的风险时承认员工。对我来说很重要,作为一个领导者,与校园内的人联系,分享有关安全措施的信息并显示欣赏。

问:您的团队包括校园工作的工作人员,远程工作 - 您的管理混合劳动力的经验是什么?

一种。这是这第一次我的员工有很大一部分工作远程(三分之二),而另一部分在校园工作。

我们为整个团队的优先事项始终表现出很多升值,优先考虑安全和分享信息。在不确定的中,它有意义地提供尽可能多的指导。人们需要不同格式的信息,也不一定是所有电子邮件和缩放呼叫。我们迅速实现了向校园工作的团队获取信息的最佳方式是持有定期立场团队会议,并口头分享更新,并为团队提出问题并表达关注的机会。我们迅速调动,在那里有一个学习曲线,但学习如何在学习如何与我们的团队成员共鸣的方式与我们的员工沟通。因此,我们的团队真正觉得我们正在寻找他们。

对于整个团队,我们创建了每周遍布会话以分享信息并保持个人连接。我觉得我们以前很接近,但我们努力让人们谈论。这对大流行之外的许多困难的一年,因此我们一定要支持我们的团队与每周开放的论坛,例如致力于讨论系统种族主义,公平,多样性和包容性。

每日团队会议在董事会上实施,我们仍然举办开放论坛。对于我们的团队,它一直是实时信息共享和关联。

问:整个大流行期间,我们听到有关供应链的问题,这样做影响了大学?

一种。最初,未知数有影响。例如,随着有关病毒的更多信息,公共卫生指导经常变化,我们确实发现难以订购适当的用品。

快速改变,我们的团队能够对PPE和测试用品进行积极主动的方法,与UC San Diego Health合作。我们的校园非常独特,幸运,因为我们能够从现场仓库中受益,所有供应都被交付到中心位置,存储和支付。这使得可以为校园和健康运营提前订购大量的供应。我们是这种能力的少数校园之一。此外,由于我们组织的综合性质,战略采购和物流协作监测并每周协调PPE库存。

问:你能想到的在大流行学到任何具体经验?

一种。我的工作人员积极参与金融信息系统的部署。通过放大几乎满足的能力,使我们与人在校园更加无缝连接。我们发现它是非常有效的,有利于利用这个渠道来训练新系统上的人,并与客户在校园连接。

我们的团队始终优先考虑沟通和实时信息共享,但这是大流行期间至关重要的。这个校园范围的一个很好的例子是学习所建立的城镇厅的正常回报,以更新整个校园社区,这将继续发展,以分享大流行后的信息并连接社区。在我的组织中,我们已经尝试了不同的沟通方式,包括持有物流市政厅,每周办公时间,发出每周摘要,托管热门话题系列并建立IPPS咨询委员会。

问:每个VC区管理逐步回归校园,请问你有VC Ouillet团队的工作?

一种。作为指定的VC项目负责人,我有一个包括与HR在确保VC Ouillet与他的做法和校园指导组织对齐计划合作的双重目的。今年二月,我的团队中才能听到的各种直接从员工的意见建立在返回内部员工委员会校园。该委员会在几个星期内对提案工作,通过外部研究支持,这是提交给部门领导。我们试图采取一种开放的态度,这一点,认识到工作,我们希望为我们的工作人员什么的性质正在发生变化的东西更灵活,而且我们也希望确保我们继续加强我们的合作文化。

问:你有什么智慧的员工返回校园吗?

一种。我们对周围建筑的通信和社区的组织文化的方法有三个主要原则。首先,领导者必须了解它们的作用是为他们的团队提供信息。其次,机遇必须创建人进行连接,而这个连接不一定必须对业务。第三,同情是全线重要的,从领导,相互之间以及为我们的客户。我想好了在流感大流行的校园里练这个,我希望我的团队将继续从这种方式中获益。

此外,对于那些关心回到校园的人,我无法强调,人们一直在校园上班,并在整个大流行中学习,并安全地做到这一点。犹豫被理解,但我们的校园有历史和经验,以安全的方式这样做,我希望人们回到校园的成功舒适。